Recall Management

• Durchführung des Risk Assessment und Erarbeitung einer Handlungsempfehlung

• Erarbeitung des Recall-Prozesses inklusive Rollen und Verantwortlichkeiten

• Planung und Steuerung von Kommunikation, Materialflüssen und Logistik

• Ausschreibung und Koordination von Logistik- und weiteren Austauschdienstleistern

• Aufbau und Betrieb der Austauschdatenbank und des Dokumentenarchivs

• Koordination von Kundenschnittstellen sowie Prüf-, Austausch- und Rückholterminen

• Prüfung und Dokumentation von Serviceberichten und Rechnungen

• Durchführung von Abweichungsanalysen und Erarbeitung von Korrekturmaßnahmen

• Erstellung des Projektabschlussberichts inklusive Datenbanken, Projektorganisation und Prozessdokumentation

• Sammlung eines „Lessons Learned“ für Frühindikatoren und KVP

• Optimierung des Notfallplans

Aus der bewerteten Risikostufe leiten wir sinnvolle Maßnahmen ab. Das Arbeitsergebnis ist ein handlungsfähiges Team mit vereinbarten Rollen, Verantwortlichkeiten, Scopes und Zielsetzungen für ein Recall Management mit System. Unser gemeinsames Ziel: Produktrückrufe schnell und korrekt abzuwickeln.
Unsere Leistungen:

• Durchführung eines Krisenstab-Meetings zur Bewertung der Risikostufe und Ableitung von kurz-, mittel- und langfristigen Korrekturmaßnahmen sowie Rückruf- / Austauschstrategien
• Durchführung eines Kick-Offs mit dem Rückrufteam
• Erstellung eines Kommunikationsplans mit relevanten Akteuren inkl. Ableitung von Melde- und Informationspflichten
• Gestaltung und Festlegung des gesamten Rückrufprozesses (Rollen und Verantwortlichkeiten) sowie von Teilprozessen wie z. B. Kommunikation, Materialfluss, Dokumentations- und Rechnungsfluss

Optimierte Prozesse, präzise Mengengerüste, ein durchdachtes Distributionskonzept sowie eine umfassende Recall-Datenbank bilden die Grundlage unserer Steuerung. Die Kommunikation stimmen wir individuell auf Kunden, interne Stakeholder und externe Partner ab. Prüf-, Austausch- und Rückholtermine koordinieren wir sorgfältig und beauftragen Logistik- und Servicepartner zuverlässig mit der Durchführung. Eine lückenlose Dokumentation und ein kontinuierliches Monitoring sichern die Qualität und den erfolgreichen Abschluss des Produktrückrufs.

Unsere Leistungen:

• Aufbau und Pflege eines (digitalen) Dokumentenarchivs für Ausschreibungen, Verträge, Berichte, Rechnungen
• Steuerung der Kommunikation, ggf. Erstellung von Mustern und Vorlagen
• Erstellung eines Mengengerüsts sowie Bedarfs- / Produktions- / Beschaffungsplanung
• Erarbeitung und Umsetzung von Distributionskonzepten (Reihenfolge- / Tourenplanung, Ersatzteillieferungen, Servicetermine, Incoterms, Außenhandelsbestimmungen, usw.)
• Ausschreibung und Beauftragung von Partner*innen
• Koordination von betreuten Kundenschnittstellen wie z. B. Callcenter, telefonische Rufbereitschaft, Telefonhotlines, E-Mail-Adressen, Online-Kontaktformulare, Informations- oder FAQ-Webseiten
• Koordination von Prüf- / Austausch- / Rückholterminen
• Koordination von Logistikdienstleistern für Versand und Lagerung
• Koordination, Prüfung und Dokumentation von Serviceberichten und Rechnungen
• Durchführung des Berichts- und Besprechungswesens
• Durchführung von Abweichungsanalysen und Erarbeitung von Korrekturmaßnahmen
• Erstellung des Projektabschlussberichtes inkl. Datenbanken, Projektorganisation und Prozessdokumentation
• Durchführung des Projektabschlussgesprächs mit Abschlusspräsentation und -bericht

Aus dem Produktrückruf leiten wir Maßnahmen zur Optimierung des Notfallplans ab. Die Ansatzpunkte für eine bessere Produktqualität integrieren wir in die Supply Chain Prozesse [Link zu Supply Chain Management]

Unsere Leistungen:

• Optimierung des Notfallplans
• Sammlung der Lessons Learned für den KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess), ggf. als Workshop
• Ableitung möglicher Maßnahmen zur Fehlervermeidung und nachhaltigen Qualitätssicherung
• Ableitung von Frühindikatoren für künftige Krisensituationen