Del control de costes a un sistema de gestión integrado

En la práctica, esto supuso invertir mucha más Energía en la planificación inicial de los costes. La estimación de costes se siguió desarrollando en varias iteraciones, inicialmente sobre la base de ofertas iniciales, puntos de referencia y valores empíricos. Estas iteraciones dieron lugar a una estimación de costes estructurada, a partir de la cual se desarrolló una estructura presupuestaria global, en la que el Coste Total del Proyecto (CTP) se utiliza como referencia presupuestaria central para el proyecto. Se basa en estructuras de costes conocidas, como la DIN 276, pero se amplía para incluir los componentes de ingeniería de la planta, las provisiones y la evolución prevista de los costes.

A medida que avanzaba la planificación, no sólo se hizo más precisa la estimación de costes, sino que también aumentó significativamente la transparencia del desarrollo económico de los Proyectos.

Los elementos pueden clasificarse en cuatro áreas:

Base de costes

• Estimación de costes
• Coste total del proyecto

Previsión de costes del proyecto

• Estimación a la finalización
• Estimación para completar
• Previsión a largo plazo

Control de proyectos

• Planificación de recursos (Manloader)
• Herramienta de control de costes
• Informar

Control del proceso

• Gestión del cambio
• Flujo de pedidos
• Flujo de trabajo de auditoría

Lo interesante es que ninguna de estas herramientas es nueva en sí misma. La inmensa mayoría de los Proyectos trabajan con estimaciones de costes, previsiones o informes. El efecto sólo se crea mediante la interacción de estos elementos. Las estimaciones de costes están vinculadas a la planificación de recursos.
Las previsiones se basan en datos contables reales de los sistemas ERP. Los cambios se integran directamente en las previsiones presupuestarias y de costes. Esto crea una imagen coherente del Desarrollo de proyectos económicos.

La Dirección de proyectos puede responder en cualquier momento:

• ¿Cuál es nuestra situación económica en los Proyectos?
• ¿Cómo evolucionarán los costes hasta el final de los Proyectos?
• ¿Qué impacto tienen los cambios en el presupuesto y el flujo de caja?

Aunque el planteamiento se desarrolló en el contexto de un gran proyecto de Industria farmacéutica, la estructura subyacente no es específica del sector. Los proyectos CapEx en ingeniería de plantas crean rápidamente un complejo panorama de costes. Las estimaciones de costes, las adjudicaciones de contratos, la planificación de recursos y los flujos de caja se desarrollan en paralelo, pero deben permanecer trazables y controlables en todo momento.

Aquí es precisamente donde entra en juego el control de costes aquí descrito. Cuando la planificación de costes, el control de recursos, la previsión y la gestión de cambios se vinculan sistemáticamente, se crea una imagen coherente del Desarrollo de proyectos desde el punto de vista económico. El control de costes se convierte así en una herramienta de control activo que muestra a los gestores de Proyectos en todo momento en qué situación económica se encuentra un proyecto, qué evolución cabe esperar y qué decisiones son necesarias.