Vom Kostencontrolling zum integrierten Steuerungssystem
Wie entsteht in großen Investitionsprojekten echte Kostentransparenz? Diese Frage stellte sich auch bei einem unserer Kunden aus der Pharmabranche, als das Unternehmen vor einigen Jahren seine Projektorganisation für CapEx-Projekte weiterentwickelte und die Strukturen für die Projektentwicklung und das Project Management Office (PMO) deutlich schärfte.
Ein zentraler Baustein dieser Weiterentwicklung war die Kostensteuerung. Ziel war es, eine durchgängige Systematik für die wirtschaftliche Steuerung großer Investitionsprojekte aufzubauen. Für ein Pharma-Großprojekt haben wir dafür gemeinsam mit dem Projektteam des Kunden eine neue Struktur entwickelt und aufgebaut, die heute die Kostensteuerung über alle Projektphasen hinweg abbildet – und zugleich die Grundlage für unser Leistungsbild „Kostensteuerung Industrie & Anlagen“ ist.
Kostenplanung beginnt mit der Projektidee
In der Praxis bedeutete das vor allem, deutlich mehr Energie in die frühe Kostenplanung zu investieren. Die Kostenschätzung wurde in mehreren Iterationen weiterentwickelt, zunächst auf Basis von ersten Angeboten, Benchmarks und Erfahrungswerten. Aus diesen Iterationen entstand eine strukturierte Cost Estimate, auf deren Basis eine umfassende Budgetstruktur entwickelt wurde, in der der Total Project Cost (TPC) als zentrale Budgetreferenz des Projekts geführt wird. Diese orientiert sich an bekannten Kostenstrukturen wie der DIN 276, ist jedoch erweitert um anlagentechnische Komponenten, Rückstellungen und erwartete Kostenentwicklungen.
Mit dem Fortschritt der Planung wurde damit nicht nur die Kostenschätzung immer genauer, sondern auch die Transparenz über die wirtschaftliche Entwicklung des Projekts deutlich erhöht.
Von einzelnen Instrumenten zu einem System
Die Elemente lassen sich in vier Bereiche einordnen:
Kostenbasis
- Cost Estimate
- Total Project Cost
Prognose der Projektkosten
- Estimate at Completion
- Estimate to Complete
- Long Term Forecast
Projektsteuerung
- Ressourcenplanung (Manloader)
- Kostensteuerungstool
- Reporting
Prozesssteuerung
- Änderungsmanagement
- Bestellworkflow
- Rechnungsprüfungsworkflow
Das Interessante dabei ist: Keines dieser Instrumente ist für sich genommen neu. Die allermeisten Projekte arbeiten mit Kostenschätzungen, Forecasts oder Reportings. Die Wirkung entsteht erst durch das Zusammenspiel dieser Elemente. Kostenschätzungen werden mit Ressourcenplanung verknüpft.
Forecasts greifen auf reale Buchungsdaten aus ERP-Systemen zurück. Änderungen werden direkt in Budget- und Kostenprognosen integriert. So entsteht ein durchgängiges Bild der wirtschaftlichen Projektentwicklung.
Die Projektleitung kann jederzeit beantworten:
- Wo stehen wir wirtschaftlich im Projekt?
- Wie entwickeln sich die Kosten bis zum Projektende?
- Welche Auswirkungen haben Änderungen auf Budget und Cashflow?
Ein Ansatz über die Branche hinaus
Obwohl der Ansatz im Kontext eines großen Pharma-Investitionsprojekts entstanden ist, ist die zugrundeliegende Struktur nicht branchenspezifisch. Bei CapEx-Projekten im Anlagenbau entsteht schnell eine komplexe Kostenlandschaft. Kostenschätzungen, Vergaben, Ressourcenplanung und Zahlungsströme entwickeln sich parallel, müssen jedoch zu jeder Zeit nachzuvollziehen und steuerbar bleiben.
Genau hier setzt die hier beschriebene Kostensteuerung an. Wenn Kostenplanung, Ressourcensteuerung, Forecasting und Änderungsmanagement systematisch miteinander verbunden werden, entsteht ein durchgängiges Bild der wirtschaftlichen Projektentwicklung. Kostensteuerung entwickelt sich damit zu einem aktiven Steuerungswerkzeug, das Projektverantwortlichen jederzeit zeigt, wo ein Projekt wirtschaftlich steht, welche Entwicklungen zu erwarten sind und welche Entscheidungen erforderlich werden.
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Martin Lengyel
Teamleiter