Coördinatie van terugroepacties
Elke dag wordt er in Duitsland een product recall aangekondigd – van consumentengoederen en batterijen tot technische toeleveringsonderdelen, grote apparaten, auto’s en software. Als ervaren partner in terugroepmanagement beheert THOST Projektmanagement de drie fasen van een productterugroeping of -vervanging: activeren, uitvoeren en leren. Het doel is om snel en professioneel de productveiligheid op de markt te herstellen met de minst mogelijke impact op het merk, het imago en de interne middelen.
Onze expertise: Coördinatie van terugroepacties
Voorbereiding en beheer van terugroepacties en vervangingen van producten
- De risicobeoordeling uitvoeren en een aanbeveling voor actie ontwikkelen
- Ontwikkeling van het terugroepproces inclusief rollen en verantwoordelijkheden
- Planning en controle van communicatie, materiaalstromen en logistiek
- Aanbesteding en coördinatie van logistieke en andere uitwisselingsdienstverleners
- Ontwikkeling en beheer van de uitwisselingsdatabase en het documentenarchief
- Coördinatie van interfaces met klanten en afspraken voor testen, vervangen en terugsturen
- Beoordelen en documenteren van servicerapporten en facturen
- Afwijkingsanalyses uitvoeren en corrigerende maatregelen ontwikkelen
- Opstellen van het definitieve projectrapport inclusief databases, projectorganisatie en procesdocumentatie
- Verzamelen van “geleerde lessen” voor leidende indicatoren en CIP
- Optimalisatie van het noodplan
Fase 1: Activeren
Op basis van het beoordeelde risiconiveau leiden we passende maatregelen af. Het resultaat is een effectief team met overeengekomen rollen, verantwoordelijkheden, toepassingsgebieden en doelstellingen voor systematisch terugroepbeheer. Ons gemeenschappelijke doel: product recalls snel en correct verwerken.
Onze diensten:
- Een crisisteamvergadering organiseren om het risiconiveau te beoordelen en corrigerende maatregelen voor de korte, middellange en lange termijn en terugroep-/vervangingsstrategieën af te leiden
- Een kick-off organiseren met het terugroepteam
- Opstellen van een communicatieplan met relevante belanghebbenden, inclusief afleiden van rapportage- en informatieverplichtingen
- Ontwerp en definitie van het volledige terugroepproces (rollen en verantwoordelijkheden) en van subprocessen zoals communicatie, materiaalstroom, documentatie en factuurstroom
Fase 2: Uitvoeren
Geoptimaliseerde processen, nauwkeurige hoeveelheidsstructuren, een doordacht distributieconcept en een uitgebreide terugroepdatabase vormen de basis van ons management. We stemmen de communicatie naar klanten, interne belanghebbenden en externe partners op maat af. We stemmen inspectie-, vervangings- en terugroepdata zorgvuldig op elkaar af en laten deze op betrouwbare wijze uitvoeren door logistieke en servicepartners. Naadloze documentatie en voortdurende controle zorgen voor de kwaliteit en succesvolle afronding van de product recall.
Onze diensten:
- Ontwikkeling en onderhoud van een (digitaal) documentenarchief voor aanbestedingen, contracten, rapporten en facturen
- Controle van de communicatie, creëren van voorbeelden en sjablonen indien nodig
- Creëren van een kwantiteitsstructuur en vraag/productie/inkoopplanning
- Ontwikkeling en implementatie van distributieconcepten (volgorde/routeplanning, leveringen van reserveonderdelen, serviceafspraken, Incoterms, buitenlandse handelsvoorschriften, enz.)
- Uitnodiging tot inschrijving en opdrachtverstrekking aan partners
- Coördinatie van beheerde klanteninterfaces zoals callcenters, telefonische hulpdiensten, telefonische hotlines, e-mailadressen, online contactformulieren, informatie- of FAQ-websites
- Coördinatie van test- / vervangings- / terughaalafspraken
- Coördinatie van logistieke dienstverleners voor verzending en opslag
- Coördinatie, controle en documentatie van servicerapporten en facturen
- Implementatie van het rapportage- en vergadersysteem
- Afwijkingsanalyses uitvoeren en corrigerende maatregelen ontwikkelen
- Opstellen van het definitieve projectrapport inclusief databases, projectorganisatie en procesdocumentatie
- Uitvoeren van de laatste projectbijeenkomst met eindpresentatie en verslag
Fase 3: Leren
Uit de product recall leiden we maatregelen af om het noodplan te optimaliseren. We integreren de uitgangspunten voor een betere productkwaliteit in de toeleveringsketenprocessen.
Onze diensten:
- Optimalisatie van het noodplan
- Verzamelen van geleerde lessen voor het CIP (Continu Verbeteringsproces), mogelijk in de vorm van een workshop
- Afleiding van mogelijke maatregelen voor foutpreventie en duurzame kwaliteitsborging
- Afleiden van vroege indicatoren voor toekomstige crisissituaties
Fasen van de terugroepactie
Voordelen creëren
Wij herstellen de veiligheid van uw producten – snel en professioneel met zo min mogelijk impact op uw merk, imago en interne middelen.
- Op risico gebaseerde prioritering van maatregelen door professionele risicobeoordeling
- Het vermogen om snel te handelen in crisissituaties en uitzonderlijke situaties dankzij flexibele, op
gebaseerde versterking van klantenteams op basis van behoeften - Transparantie en de mogelijkheid om op elk moment tijdens de terugroepactie informatie te verstrekken over de voortgang, kosten, kwaliteit en risico’s
- Structuur en traceerbaarheid in beslissingen, communicatie en processen
- Documentatie van processen, maatregelen en kosten, bijvoorbeeld voor verzekeringsmaatschappijen
- Flexibele en professionele overname van verantwoordelijkheid en prestaties
- Oplossingen op maat in uitzonderlijke situaties op basis van herinneringen en ervaring in de sector
- Snel herstel van productveiligheid op de markt door verkorting van de totale doorlooptijd
- Geoptimaliseerd noodplan
Neem contact met ons op
Bescherm uw merk en herstel de veiligheid van uw producten snel en efficiënt. Ons recall management team begeleidt u professioneel door alle fasen van een product recall. Neem contact met ons op.
Florian Thost
Dipl.-Wi.-Ing.
Algemeen directeur