Van kostenbeheersing naar een geïntegreerd beheersysteem
Hoe creëer je echte kostentransparantie in grote investeringsprojecten? Deze vraag rees ook bij een van onze klanten in de farmaceutische industrie toen het bedrijf een paar jaar geleden zijn projectorganisatie voor Projecten verder ontwikkelde en de structuren voor Projectontwikkeling en het Project Management Office (PMO) aanzienlijk aanscherpte.
Kostenbeheersing was een centraal onderdeel van deze verdere ontwikkeling. Het doel was om een consistent systeem op te zetten voor het economisch beheer van grote investeringsprojecten. Samen met het projectteam van de klant hebben we een nieuwe structuur voor een groot Farma-project ontwikkeld en opgezet, die vandaag de dag de kostenbeheersing over ons hele project in kaart brengt – en die ook de basis vormt voor ons serviceprofiel “Kostenbeheersing industrie & fabrieken”.
Kostenplanning begint bij het projectidee
In de praktijk betekende dit dat er aanzienlijk meer Energie moest worden geïnvesteerd in een vroege kostenplanning. De kostenraming werd in verschillende iteraties verder ontwikkeld, aanvankelijk op basis van eerste offertes, benchmarks en empirische waarden. Deze iteraties resulteerden in een gestructureerde kostenraming, op basis waarvan een uitgebreide begrotingsstructuur werd ontwikkeld, waarin de Totale Projectkosten (TPC) worden gebruikt als de centrale begrotingsreferentie voor het Projecten. Deze is gebaseerd op bekende kostenstructuren zoals DIN 276, maar is uitgebreid met componenten van de installatietechniek, voorzieningen en verwachte kostenontwikkelingen.
Naarmate de planning vorderde, werd niet alleen de kostenraming nauwkeuriger, maar nam ook de transparantie van de economische ontwikkeling van het Projecten aanzienlijk toe.
Van individuele instrumenten naar een systeem
De elementen kunnen worden onderverdeeld in vier gebieden:
Kostenbasis
- Kostenraming
- Totale projectkosten
Prognose van projectkosten
- Schatting bij voltooiing
- Schatting tot voltooiing
- Voorspelling op lange termijn
Project coördinatie
- Hulpmiddelenplanning (Manloader)
- Tool voor kostenbeheersing
- Rapportage
Procesbeheersing
- Beheer van veranderingen
- Orderworkflow
- Controle-workflow
Het interessante is dat geen van deze tools op zichzelf nieuw is. De overgrote meerderheid van Projecten werkt met kostenramingen, prognoses of rapporten. Het effect ontstaat alleen door de interactie van deze elementen. Kostenramingen zijn gekoppeld aan resourceplanning.
Prognoses zijn gebaseerd op echte boekhoudgegevens uit ERP-systemen. Wijzigingen worden direct geïntegreerd in budget- en kostenprognoses. Hierdoor ontstaat een consistent beeld van de economische Projectontwikkeling.
De Projectleiding kan op elk moment antwoorden:
- Waar staan we economisch gezien in het Projecten?
- Hoe zullen de kosten zich ontwikkelen tot het einde van het project?
- Welke impact hebben wijzigingen op het budget en de kasstroom?
Een aanpak Over ons heen
Hoewel de aanpak is ontwikkeld in de context van een groot Farma investeringsproject, is de onderliggende structuur niet industriespecifiek. CapEx-projecten in de installatietechniek creëren al snel een complex kostenlandschap. Kostenramingen, contracttoekenningen, resourceplanning en kasstromen ontwikkelen zich parallel, maar moeten te allen tijde traceerbaar en controleerbaar blijven.
Dit is precies waar de hier beschreven kostenbeheersing om de hoek komt kijken. Wanneer kostenplanning, middelenbeheer, prognoses en veranderingsbeheer systematisch aan elkaar worden gekoppeld, ontstaat er een consistent beeld van de economische Projectontwikkeling. Kostenbeheersing ontwikkelt zich zo tot een actief beheersinstrument dat projectmanagers te allen tijde laat zien waar een project economisch gezien staat, welke ontwikkelingen te verwachten zijn en welke beslissingen nodig zijn.
Contact opnemen met de auteur
Heb je vragen, suggesties of wil je direct contact opnemen met de auteur? Stuur ons dan een bericht – we kijken uit naar je vraag!
Martin Lengyel
Teamleider