Buchhaltung

Zu den Aufgaben in der Buchhaltung zählen unter anderem die Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangsrechnungen, aber auch das Kontieren und Buchen von Belegen sowie das Schreiben von Mahnungen. Weiterhin gehören zu den Aufgabengebieten die Debitorenbuchhaltung, die Vorbereitung der Kreditorenzahlungen sowie die Umsatzsteuervormeldung.

Controlling

Im Controlling werden nicht nur Rechnungsvorschläge und Rechnungen erstellt, sondern auch angelegte Angebote überprüft. Zudem werden hier die Mitarbeiterstammdaten gepflegt, welche zur eindeutigen Identifikation des Personals dienen und die Grundlage zur Erfassung von Arbeitszeiten und Reisekosten bilden.

Corporate Services International

Von Mitarbeiterentsendungen in unsere ausländischen Tochtergesellschaften bis hin zur Gründung neuer Standorte im Ausland gibt es hier viele verschiedene Aufgaben. Das Team kümmert sich um Aufenthalts- und Arbeitsgenehmigungen, um Sozialversicherung und Lohnsteuer im Ausland und berät unsere Führungskräfte und Mitarbeiter*innen bei allen Fragen rund um Auslandseinsätze.

Empfangssekretariat

Vom Besucherempfang bis zur Entgegennahme und Weiterleitung von Anrufen werden hier viele verschiedene organisatorische Tätigkeiten ausgeführt, welche einen guten Eindruck bzw. Erstkontakt vermitteln sollen. Des Weiteren wird hier die Ausgangspost bearbeitet und die Besprechungszimmer für interne Besprechungen oder Meetings mit externen Teilnehmenden vorbereitet.

Geschäftsführungssekretariat

Zu den Aufgaben im Geschäftsführungssekretariat zählen die Bearbeitung der Eingangspost sowie die Koordination von Terminen und die Unterstützung der Geschäftsführung in allen relevanten Bereichen des Tagesgeschäftes. Des Weiteren übernehmen die Auszubildenden hier die Planung, Begleitung, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen der Geschäftsführung, einschließlich der Protokollführung.

International

Die Einholung der Nachweise für laufende Ausschreibungen, die Koordination des Postversands an einen der internationalen Standorte von THOST sowie die Übersetzung verschiedener Dokumente ins Englische und Russische sind ein großer Bestandteil der Aufgaben in dieser Abteilung.

Personalentwicklung

Die Abteilung Personalentwicklung kümmert sich um das Onboarding neuer Kolleg*innen sowie die interne Weiter- und Fortbildung. Dafür führt das Team Recherchen und persönliche Beratungsgespräche durch, konzeptioniert und koordiniert die interne Weiterbildung und unterstützt so aktiv die persönliche Weiterentwicklung der Mitarbeitenden. Die Auszubildenden unterstützen die Abteilung vor allem bei Recherchen und der Buchung externer Seminare.

Personalrecruiting

Das Personalrecruiting bearbeitet auf ausgeschriebene Stellen eingehende Bewerbungen im Unternehmen. Zu den Aufgaben des Bewerbermanagements gehören unter anderem das Anfordern und die Bearbeitung von fehlenden Unterlagen wie Arbeits- oder Schulzeugnisse, die Planung und Koordination von Vorstellungsgesprächen sowie die Betreuung der Bewerber*innen.

Personalservices

In den Personalservices werden Mitarbeitende ab ihrem Eintritt in das Unternehmen betreut. Hier werden die Arbeitsverträge erstellt, Gehaltsanpassungen vorgenommen sowie die Gehaltsabrechnung erstellt und Mitarbeitende während der Elternzeit betreut. Zu den Aufgaben für die Auszubildenden gehören sowohl die Erfassung von Fehl- und Urlaubstagen als auch die Erstellung von Praktikanten- und Werkstudentenvereinbarungen oder die Ausstellung von Bescheinigungen für Mitarbeitende.

Projekteinsatz

Hier erhalten die Auszubildenden einen Einblick in die operative Projektarbeit, von der Rechnungsprüfung, über die Kostenverfolgung bis hin zur Anfertigung von Referenzblättern für die Akquisition neuer Projekte. Darüber hinaus schnuppern sie in die Vorbereitung von Bauverträgen sowie in die Erstellung von Auftrags- und Absageschreiben.

Qualitätsmanagement

Im Bereich Qualitätsmanagement werden die Dokumentation von Arbeitsprozessen und die organisatorischen Maßnahmen im Unternehmen koordiniert, die eine hochwertige Leistung des Unternehmens und Kundenzufriedenheit gewährleisten. Somit werden hier aktuelle Qualitätsstandards überwacht, das Einhalten der Vorschiften zur Arbeitssicherheit geprüft sowie Maßnahmen zum Umweltschutz ergriffen.

Reisestelle/Fuhrpark

In dieser Abteilung werden Reisebuchungen getätigt oder auch Wohnungen für Mitarbeitende im Projekteinsatz vermittelt sowie der Fuhrpark des Unternehmens gemanagt. Ebenso werden hier die Kosten für Bahn-, Flug-, Hotel- und Mietwagenrechnungen erfasst und abgerechnet.

Unternehmenskommunikation

Das Team UK verantwortet die interne und externe Unternehmenskommunikation und verfolgt hierbei zwei übergeordnete Ziele: eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit durch eine starke und vertrauensvolle interne Kommunikation sowie eine professionelle und moderne Außenwirkung und breite Bekanntheit in den Zielbranchen.

Die drei Teilbereiche Interne Kommunikation (IK), Marketing und Public Relation (PR) decken ein breites Spektrum an Themen und Aufgaben ab. So unterstützen die Auszubildenden beispielsweise bei der Konzeptionierung und Umsetzung von Kommunikationsmaßnahmen, lernen die Abläufe der Werbemittelgestaltung und Flyererstellung kennen, schnuppern in die Administration der Homepage und machen erste Schritte in der Erstellung und Redigatur von Pressetexten. Wenn möglich nehmen sie an Agenturmeetings oder internen Experteninterviews teil, unterstützen die Kolleg*innen bei grafischen und textlichen Gestaltungsaufgaben oder übernehmen anfallende Rechercheareiten sowie die zugehörige Dokumentation. Des Weiteren erhalten sie Einblicke in unser CRM-System Salesforce.